Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc chia sẻ văn bản trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Việc gửi và nhận văn bản qua email, các ứng dụng giao tiếp trực tuyến hay hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí trong việc truyền tải thông tin. Hơn nữa, các công cụ xử lý văn bản hiện đại cung cấp cho người sử dụng khả năng chỉnh sửa, lưu trữ và truy xuất văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các phần mềm hỗ trợ cũng giúp cải thiện tính chính xác trong việc soạn thảo văn bản, kiểm tra chính tả và ngữ pháp, đồng thời hỗ trợ việc lưu trữ và sao lưu thông tin quan trọng. Những công nghệ này không chỉ giúp các cá nhân và tổ chức tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo việc trao đổi thông tin được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, việc sử dụng các công nghệ này cũng đặt ra một thách thức về bảo mật thông tin, đòi hỏi người sử dụng cần phải có kiến thức và các biện pháp bảo vệ dữ liệu hợp lý.
Bên cạnh việc truyền đạt thông tin, văn bản còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ kinh tế và xã hội. Trong môi trường doanh nghiệp, các văn bản như hợp đồng thương mại, báo cáo tài chính, quyết định bổ nhiệm nhân sự là những công cụ để duy trì các hoạt động kinh doanh, giao dịch và quản lý nguồn lực. Các hợp đồng thương mại, với đầy đủ các điều khoản và cam kết, giúp các doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình giao dịch. Những báo cáo tài chính hay thông báo về tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về hiệu quả kinh doanh, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn để phát triển doanh nghiệp. Trong xã hội, văn bản cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa các cá nhân, gia đình, cộng đồng. Các thư từ, biên bản họp, thỏa thuận giúp các bên xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền lợi của mình trong mối quan hệ xã hội, từ đó tạo dựng sự tin tưởng và hòa hợp trong cộng đồng.
Văn bản cũng là công cụ quan trọng trong việc truyền tải các thông điệp văn hóa, xã hội đến cộng đồng. Các văn bản văn hóa như sách, truyện, bài thơ, biên niên sử đều có vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát huy giá trị văn hóa của mỗi dân tộc. Những tác phẩm này không chỉ giúp bảo tồn những giá trị lịch sử, tín ngưỡng mà còn là những nguồn tài liệu quý giá cho các nghiên cứu học thuật, giúp thế hệ sau hiểu rõ hơn về quá khứ, về bản sắc văn hóa của dân tộc mình. Hơn nữa, văn bản văn hóa còn giúp truyền bá các giá trị đạo đức, lối sống, cũng như những bài học kinh nghiệm sống trong xã hội. Nhờ các văn bản này, các giá trị văn hóa sẽ được bảo tồn và phát huy một cách bền vững, góp phần xây dựng một xã hội phát triển toàn diện, văn minh và tiến bộ.
Văn bản cũng có vai trò quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ thông tin trong các tổ chức. Các tài liệu như báo cáo tài chính, hồ sơ nhân sự, biên bản họp đều cần được lưu giữ một cách khoa học để phục vụ cho việc tra cứu, kiểm tra và làm căn cứ giải quyết các công việc sau này. Một hệ thống quản lý văn bản và tài liệu hiệu quả sẽ giúp các tổ chức duy trì sự ổn định, minh bạch trong quá trình làm việc. Các hệ thống này không chỉ lưu trữ thông tin mà còn giúp tổ chức kiểm soát và quản lý các văn bản theo các tiêu chí cụ thể, dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và thiếu sót trong công việc, đồng thời bảo vệ tổ chức khỏi các rủi ro pháp lý và tài chính. Ngoài ra, văn bản còn là công cụ quan trọng trong giáo dục và đào tạo. Các giáo trình, sách vở, bài giảng, bài kiểm tra đều là những sản phẩm của việc sử dụng văn bản trong quá trình giảng dạy và học tập. Nhờ có các văn bản này mà kiến thức được hệ thống hóa, truyền đạt từ thế hệ này sang thế hệ khác một cách dễ dàng và hiệu quả. Những văn bản này không chỉ giúp học sinh, sinh viên tiếp thu kiến thức mà còn góp phần hình thành kỹ năng tư duy, khả năng phân tích, đánh giá thông tin trong bối cảnh thực tế.
